Direct naar (in deze pagina): inhoud, zoekveld of menu.

U bevindt zich op: Home › Producten en Diensten › Burgerzaken › Legalisatie van documenten › Apostilleverdrag

Apostilleverdrag

Het Verdrag tot afschaffing van het vereiste van legalisatie voor buitenlandse openbare akten ('s-Gravenhage, 5 oktober 1961, Trb. 1963, nr. 28) wordt officieel het Haags legalisatieverdrag genoemd. Inmiddels is de benaming Apostilleverdrag meer ingeburgerd. Het verdrag is opgesteld in 1960 tijdens de Negende Zitting van de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht.

Het verdrag heeft als doel de soms tijdrovende of kostbare legalisatie van buitenlandse openbare akten af te schaffen, en te vervangen door een eenvoudige formaliteit.

Het Apostilleverdrag maakt legalisatie niet overbodig, maar vereenvoudigt de gebruikelijke formaliteiten in het internationale juridische verkeer, zonder verlies van rechtszekerheid. De legalisatieketen wordt beperkt tot één legalisatie, de apostillestempel. Met een apostille hoeft het document niet meer gelegaliseerd te worden door de ambassade of het consulaat van het land waar u het document gaat gebruiken.

De apostille

De apostille als bedoeld in artikel 3 van het verdrag wordt op het stuk zelf of op een verlengstuk gesteld. Het formaat van de apostille is ten minste 9 centimeter in het vierkant en het opschrift 'Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)' moet in de Franse taal zijn gesteld. De rest van de gegevens mag in de officiële taal van de autoriteit die haar afgeeft worden gesteld.

Voorbeeld van een Apostille

Als een stuk onder het verdrag valt, dient er op te worden gelet dat de voorgeschreven apostille op het stuk is geplaatst. Behoorlijk ingevuld, bevestigt de apostille de echtheid van de handtekening, de hoedanigheid waarin de ondertekenaar van het stuk heeft gehandeld en, in voorkomend geval, de identiteit van het zegel of het stempel op het stuk.

Naar boven

Wat is een openbare akte?

Als een stuk afkomstig is uit een land dat partij is bij het Apostilleverdrag dan dient de ontvangende autoriteit in eerste instantie vast te stellen of het stuk wel een openbare akte is in de zin van het verdrag.

Het verdrag geeft geen algemene regel ter bepaling van de inhoud van het begrip 'openbare akte', maar de partijen die het verdrag hebben opgesteld wilden de afschaffing van de legalisatie zoveel mogelijk bevorderen, dus het begrip 'openbare akte' moet in de ruimst mogelijke zin worden uitgelegd.

Gelet hierop vallen onder de openbare akten van het verdrag alle documenten die geen onderhandse akten zijn.

Onder openbare akten wordt volgens het verdrag in elk geval verstaan:

  • stukken, afgegeven door een autoriteit of functionaris behorende tot enig rechterlijk orgaan van de staat, hieronder vallen ook stukken die zijn afgegeven door het openbaar ministerie, een griffier of een gerechtsdeurwaarder.
    Aangezien het verdrag spreekt over 'enig rechterlijk orgaan van de staat' moet hier gedacht worden aan alle rechtspraak die uitgaat van een verdragsstaat. Dus niet alleen uitspraken van de gewone rechter, maar ook aan die van elke andere, bijzondere overheidsrechter, zelfs een kerkelijke rechter, als die in een land optreedt als rechter van die staat.
  • administratieve stukken;
    Dit zijn alle stukken die uitgaan van de administratieve autoriteiten van een verdragsland. De Memorie van Toelichting geeft als voorbeelden getuigschriften en diploma's. Akten van de burgerlijke stand en verklaringen van de bevolkingsadministratie vallen ook onder deze categorie.
  • notariële akten;
    Alle door de notaris opgemaakte stukken vallen onder deze categorie, die verder geen toelichting behoeft.
  • op onderhandse stukken geplaatste officiële verklaringen zoals verklaringen omtrent registratie, het bestaan van een stuk op een bepaalde datum en de echtheid van een handtekening.
    De Memorie van Toelichting gaat ervan uit dat een legalisatie door een notaris op een onderhands stuk is aan te merken als een officiële verklaring en daarmee valt het stuk dan ook onder de werking van het verdrag en kan het van een apostille worden voorzien.

Het verdrag is niet van toepassing op:

  • stukken opgemaakt door diplomatieke of consulaire ambtenaren;
    Op een door bijvoorbeeld de ambassade van Japan te Den Haag opgestelde verklaring van ongehuwd zijn mag derhalve geen apostille worden verlangd.
  • administratieve stukken die rechtstreeks betrekking hebben op handelstransacties of douaneformaliteiten.
Naar boven

Welke autoriteit geeft de apostille af?

De apostille wordt afgegeven door een daartoe aangewezen centrale autoriteit. In Nederland zijn dat de griffiers van de arrondissementsrechtbanken. In andere landen zijn dat vaak de ministers van Justitie of Buitenlandse Zaken.

Raadpleeg voor een overzicht van alle aangewezen autoriteiten in de diverse landen de website van de 'Hague Conference on International Private Law'.

Zijn er twijfels over de herkomst van het stuk, dan kan iedere belanghebbende contact opnemen met de autoriteit die de apostille heeft gezet.

De bevoegde autoriteiten zijn verplicht op grond van artikel 7 van het verdrag een register of kaartsysteem bij te houden, waarin van de afgegeven apostilles aantekening wordt gehouden. In dat systeem worden onder andere de volgende gegevens opgenomen:

  • het volgnummer en de datum van de apostille;
  • de naam van de ondertekenaar van de akte en de hoedanigheid waarin hij heeft gehandeld;
  • indien de akte niet is ondertekend dan wordt de naam van de autoriteit die het stuk heeft gezegeld of gestempeld vermeld.
Naar boven

Waar is het Apostilleverdrag geldig?

Het Apostilleverdrag is geldig voor het gehele Koninkrijk der Nederlanden. Dit betekent dat zowel Nederland als de Nederlandse Antillen en Aruba zijn aangesloten. Dat betekent niet dat stukken afkomstig van de Nederlandse Antillen of Aruba die in Nederland gebruikt moeten worden, voorzien zouden moeten zijn van een apostille. Tussen de landen van het Koninkrijk wordt de legalisatie-eis niet gesteld.

Naar boven

Andere legalisatieverdragen

Naast het Haags Legalisatieverdrag zijn er nog verdragen die het vereiste van legalisatie helemaal afschaffen. Als een stuk afkomstig is uit een land dat aangesloten is bij één van die verdragen dan mogen de Nederlandse instanties geen legalisatie van dat stuk vragen.
Voor bepaalde landen is meer dan één verdrag van toepassing en het is dus mogelijk dat bepaalde stukken uit een land zijn vrijgesteld van legalisatie en dat andere stukken van een apostille moeten zijn voorzien.

Naar boven

Verdragspartijen

De Verdragenbank geeft een partijenlijst met onder andere de data waarop het Apostilleverdrag voor staten in werking is getreden.

Naar boven

Bezwaren

Als het Koninkrijk der Nederlanden bezwaar heeft gemaakt tegen het partij worden van een bepaalde staat, dan wordt het verdrag niet toegepast tussen het Koninkrijk en die staat.

Naar boven

Bekijk de volledige versie van MinBuza